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外国向け私文書の認証とは

外国向け私文書の認証

外国向け私文書には、外国語で作成された私文書のほか、日本語で作成され外国で使用される私文書が含まれます。その外国向け私文書を公証人が認証することの意味は、国内向け私文書の認証と同じです。ただ、法制度の異なる外国で使用されるため、その外国により必要となる書類や手続きが異なる点に難しさがありますので、事前に役場に連絡して相談していただくと良いと思います。

認証の種類

外国向け私文書の認証の種類には、国内向け私文書の認証と同様に下記の5種類があります。

1 面前認証(目撃認証)

署名者本人が公証人の面前で文書に署名する場合です。

2 面前自認(自認認証)

署名者本人が、公証人の面前で文書に署名したことを自ら承認する場合です。

3 代理自認

代理人が、公証人の面前で、署名者本人が文書の署名は本人のものであることを自認した旨陳述する場合です。

4 謄本認証

嘱託人が提出した文書の謄本がその原本と符号する場合に認証するものです。

5 宣誓認証

嘱託人が、公証人の面前で、文書の記載が真実であることを宣誓の上、文書に署名する、又は署名を自認する場合です。

認証までの手順

下記の必要書類が揃っていれば、即日に認証できます。また、ご希望の日時をあらかじめご予約いただければスムーズに認証できます。

公証人による認証を受けた後に必要となる手続き

下記のとおり、私文書を提出する国がハーグ条約に加盟しているか否かによって異なります。ハーグ条約は、領事認証を不要とする条約で、日本も加盟していますし、現在、多くの国がハーグ条約に加盟しています。また、東京都内、神奈川県内及び大阪府内の公証役場で認証を受けた場合とそれ以外の地域の公証役場で認証を受けた場合とでは、手続きが若干異なっています。こでは、東京都内の公証役場で認証を受けた場合を中心に説明させていただきます。

1 私文書の提出国がハーグ条約に加盟している場合

東京都内、神奈川県内及び大阪府内の公証役場で公証人の認証を受けると、法務局や外務省の手続きを省略できる上、提出国の駐日大使館又は領事館の証明を受ける必要もなく、公証人の認証を受けた後直ちに提出国に提出できます。
また、ハーグ条約に加盟していなくとも、ブラジルなど特別に簡略な手続きを認めている国もありますので、詳細は役場にお尋ねください。
ハーグ条約に加盟している国の確認は、日本公証人連合会のホームページ中の「私署証書の認証」の「ハーグ条約加盟国」に掲載しており、当役場のホームページの「リンク」を開けるとご覧いただくことができます。

2 私文書の提出国がハーグ条約に加盟していない場合

東京都内、神奈川県内及び大阪府内の公証役場で公証人の認証を受けると、法務局や外務省の手続きは省略できることは1の場合と同様ですが、提出国の駐日大使館又は領事館に赴いてその証明を受けた上提出国に提出することになります。

必要な書類

どの種類の認証かによってなどによって、提出していただく書類が下記のように異なります。

1 認証を受ける文書の署名者が個人である場合

  1. 署名者本人が役場に来られる場合
    1. 認証を受ける文書(私人作成の証明書にパスポートの写しを添付して認証を受ける場合にはパスポートの原本も必要です。)
    2. 署名者本人であることを証明できるもの(発行後3か月以内の署名者の印鑑登録証明書とその実印、運転免許証、パスポート、写真付きの住民基本台帳カード、その他顔写真付きの公的機関発行の証明書のいずれか。)
  2. 代理人が役場に来られる場合
    1. 認証を受ける文書(私人作成の証明書にパスポートの写しを添付して代理認証を受ける場合にはパスポートの原本も必要です。)
    2. 署名者本人の印鑑登録証明書(発行後3か月以内のもの)
    3. 署名者の実印を押した代理人宛の委任状

      委任状のサンプル(文書の署名者が個人の場合)は以下のものです。

      委任状

      住所

      氏名

      私は、上記の者を代理人と定め、下記の文書について公証人の認証を受けるための一切の権限を委任します。

      文書名通数

      平成 年 月 日

      住所

      氏名実印

    4. 代理人であることを証明できるもの(発行後3か月以内の代理人の印鑑登録証明書とその実印、運転免許証、パスポート、写真付きの住民基本台帳カード、その他顔写真付きの公的機関発行の証明書のいずれか。)

2 認証を受ける文書の署名者が法人の代表者である場合

  1. 署名者本人が役場に来られる場合
    1. 認証を受ける文書
    2. 署名者が代表者であることを証明できるもの(発行後3か月以内の法人の登記簿謄本、発行後3か月以内の登記事項証明書のいずれか。)
    3. 発行後3か月以内の法人代表者印の印鑑証明書及びその代表者印
  2. 代理人が役場に来られる場合
    1. 認証を受ける文書
    2. 署名者が代表者であることを証明できるもの(発行後3か月以内の法人の登記簿謄本、発行後3か月以内の登記事項証明書のいずれか。)
    3. 発行後3か月以内の法人代表者印の印鑑証明書
    4. 署名者である法人代表者から代表者印を押した代理人に対する委任状

      委任状のサンプル(文書の署名者が法人の代表者の場合)は以下のものです。

      委任状

      会社名

      部署

      氏名

      私は、上記の者を代理人と定め、下記の文書について公証人の認証を受けるための一切の権限を委任します。

      文書名 通数

      平成 年 月 日

      本店所在地

      会社名

      代表取締役名代表者印

    5. 代理人であることを証明できるもの(発行後3か月以内の代理人の印鑑登録証明書とその実印、運転免許証、パスポート、写真付きの住民基本台帳カード、その他顔写真付きの公的機関発行の証明書のいずれか。)

3 認証を受ける文書の署名者が法人の代表者ではなく、法人の役職者等の肩書きによって署名する場合

  1. 署名者の役職者本人が役場に来られる場合
    1. 認証を受ける文書
    2. 発行後3か月以内の法人の登記簿謄本、発行後3か月以内の登記事項証明書のいずれか。)
    3. 発行後3か月以内の法人の代表者印の印鑑証明書
    4. 法人の代表者が代表者印を押して作成した役職及び社内使用印を証明する証明書とその使用印あるいは 法人の代表者が代表者印を押して作成したその役職者に対する委任状

      役職及び使用印証明書のサンプルは以下のとおりです。

      証明書

      会社名

      部署・役職名

      氏名

      1 上記の者は、当社の上記地位にある社員であることを証明します。

      2 上記の者には、当社の業務に関し、次の権限を付与していることを証します。

      ①当社の業務のうち、上記部署の業務として上記の者が分掌する事項にいて、官公署とその他の機関に提出する証書を上記の者の名義で作成すること。

      ②上記①で作成した証書について、自ら又はその代理人により、公証人に対して認証の嘱託をすること。

      3 上記の者が当社の業務遂行に関して使用している印鑑の印影は以下ののであり、当該印鑑は、上記の者以外の者が上記の者の事前の許諾なく用することが決してないよう、上記の者の下で業務上厳重に管理及び使されているものであることを証明します。

      役職者使用印

      平成〇年〇月〇日

      本店所在地

      会社名

      代表取締役名

      代表者印
      ※上記証明書3については、「上記の者が当社の業務の遂行に関して使用している印鑑の印影は以下のものであり、当該印鑑は、当社の印鑑規程(添付)により、上記の者以外の者が無断で使用することはできないものであることを証明します。」という記載例も考えられます。
      ※印鑑は、シャチハタ及び簡易印鑑は使用しないでください。
    5. 署名者(役職者)の社内使用印を押して作成した署名者から代理人に対する委任状

      委任状のサンプル(文書の署名者が法人の役職者の場合)は以下のものです。

      委任状

      会社名

      部署

      氏名

      私は、上記の者を代理人と定め、下記の文書について公証人の認証を受けるための一切の権限を委任します。

      文書名通数

      平成 年 月 日

      会社名

      役職者名社内使用印

    6. 代理人であることを証明できるもの(発行後3か月以内の代理人の印鑑登録証明書とその実印、運転免許証、パスポート、写真付きの住民基本台帳カード、その他顔写真付きの公的機関発行の証明書のいずれか。)

必要な手数料(法務省が定めだ手数料令で決められています。)

外国語で作成されている文書は、国内向け私文書の認証に必要な手数料に6000円が加算されます。つまり、その内容を公正証書にした場合の手数料の半額が1万1000円を上回るときは、1件につき1万7000円です。下回るときはその下回る額に6000円を加算することになります。宣誓認証の場合も同じで、外国文であるときは、1件につき、1万7000円です。

外国向け私文書の認証についてよくあるご質問・疑問と回答

公文書の認証はできるのですか。
公文書の認証はできません。しかし、外国語もしくは日本語の宣言書(Declaration)に公文書を添付(外国語の宣言書の場合は公文書とその翻訳文、日本語の宣言書の場合は公文書)したものであれば、公証人が認証できます。宣言書には、添付の公文書は間違いないものである旨あるいはその翻訳文は正確に訳したものに間違いない旨を記載していただくことになります。

署名者が個人の場合の日本語の宣言書のサンプルは以下のとおりです。

宣言書

添付の書類は、私の〇〇〇〇(文書名、複数でも可。)に間違いありません。

平成 年 月 日

住所

氏名(署名押印もしくは記名捺印)

署名者が法人の代表者もしくは役職者の場合の日本語の宣言書のサンプルは以下のとおりです。

宣言書

添付の書類は、当社の〇〇〇〇(文書名、複数でも可。)に間違いありません。

平成 年 月 日

住所

法人名

代表者もしくは役職者の氏名

(署名押印もしくは記名捺印)

※外国語の宣言書の場合は、上記の日本語を当該国の言語に換えて作成していただくことが必要になります。

パスポートのコピーの認証はできますか。
平成23年1月以降できることになりました。パスポートのコピーを添付した証明書(Certificate)に公証人が認証します。この認証を受ける際は、本人が来られる場合も、代理人が来られる場合も、そのパスポートの現物を役場までお持ちください。

パスポートを添付した証明書のサンプルは以下のとおりです。

Certificate

I,duly certify that I own the Passpot issued by The Minister for Foreign Affairs of Japan as the attached.

(日付け)

signature

認証を受けるときに、外国文に日本語の訳文をつける必要はあるのですか。
その必要はありません。

※その他の外国向け私文書の認証に関する疑問等は何でも結構ですから、公証人に直接お尋ねください。また、外国向け私文書の認証についての質問と回答の詳細については、日本公証人連合会のホームページに掲載しています。この八重洲公証役場のホームページの「リンク」を開けるとご覧いただくことができます。

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